Dématérialisation des bulletins de paie en Principauté
Monaco continue son avancée vers la smart city de demain.
La Loi n° 1.482 du 17 décembre 2019 allant dans le sens du projet national ExtendedMonaco, initialisant la numérisation des services de l’administration, a autorisé par un arrêté ministériel du 20 Décembre 2019 la dématérialisation du Bulletin de Paie Électronique – le BPE. Cette volonté nationale donne la possibilité aux entreprises monégasques de dématérialiser leur bulletin de salaire.
Le gouvernement estime que le secteur privé génère chaque année près de 620 000 bulletins de salaire. La digitalisation est un choix écologique qui permet un gain de temps pour les sociétés, ainsi qu’une diminution du coût de traitement de ces usages mensuels (le coût total d’un bulletin de salaire papier est jusqu’à trois fois supérieur à celui d’un bulletin numérique).
Le stockage de ces données introduit une solution aujourd’hui possible en Principauté, de coffre-fort numérique.
Pour cela nous avons rencontré l’un des acteurs majeurs dans ce domaine, Marion Soler, Directrice Générale de la société Actis – filiale du groupe Telis.
Marion Soler nous présente en effet le coffre-fort numérique comme étant actuellement la solution en pleine croissance auprès de la clientèle du groupe.
Depuis 2008, Actis proposait déjà en partenariat avec Cecurity.com, la technologie du coffre-fort numérique en Principauté.
Cette solution permet d’archiver ses données numériques personnelles, confidentielles et de valeur, de manière entièrement sécurisée dans une interface web responsive personnalisable adaptable au besoin de chacun, selon l’importance des données stockées et de leur utilité.
Marion Soler, précise que « ce système de conservation de documents assure aux usagers la valeur probante de l’archivage ».
En d’autres termes (et pour les moins spécialisés), les questions d’archivage numérique se pose principalement à trois niveaux : en matière d’authenticité du document, d’intégrité de la conservation de ce document et de restitution de la donnée, en garantissant l’intelligibilité de ce document.
Elle précise également que le coffre-fort est applicable à tout type de documents, notamment factures, contrat ou actes confidentiels.
La dématérialisation du bulletin de paye n’est cependant pas obligatoire. Chaque employeur est libre de proposer à ses salariés le passage au BPE par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception, d’une lettre recommandée électronique, ou éventuellement d’une lettre remise en main propre contre décharge. Ce choix doit se faire dès l’embauche ou un mois avant la première émission du bulletin de paie électronique.
Le salarié a également le droit de s’y opposer par les mêmes moyens conférant validité de la date.
Pour ceux qui seraient hésitant face à cette nouvelle pratique, rappelons que le choix du support numérique est réversible, et ne représente donc pas un engagement définitif. La volonté du salarié et de son employeur se fera alors un mois avant la fin de l’année calendaire, par tout moyen conférant date certaine.
Le BEP répond au cadre légal de protection des données personnelles ; celui-ci est en effet transmis à chaque salarié d’une manière sécurisée et personnalisé par courriel, dépôt sur un serveur ou dans un coffre-fort numérique avec notification par courriel au salarié.
À l’identique d’un bulletin de paye papier, le document numérisé est endossé par une signature ou cachet électronique dont l’employeur se sera préalablement muni. Son stockage peut être effectué sur un serveur interne, ou en externe, en recourant à un prestataire de services tiers. Sa durée de conservation est de 5 ans, et il est du devoir de l’employeur de mettre à disposition de ses salariés un poste informatique et une imprimante afin qu’ils puissent se procurer une copie de leur bulletin de salaire s’ils le désiraient.
Article Joana Foglia